广西创新港湾财务电算化管理制度
二零零三年九月
北大纵横管理咨询企业
目录
第一章总则...........................................................................................3第二章财务电算化组织管理制度................................................3第三章财务电算化操作使用管理制度...........................................5第四章财务电算化操作统计制度....................................................6第五章帐务系统管理制度..................................................................7第六章系统维护制度.........................................................................10 附录１帐务系统工作步骤图...................................................................11
附录２年初帐务工作步骤图...................................................................12
附录３业务标准.....................................................................................13
附录4上机操作注意事项......................................................................16
第一章 总则
依据企业财务工作特点，结合企业实际情况,为了确保财务管理信息系统正常运行，确保财务数据正确性、立即性、安全性，特制订本制度。本管理制度包含五个方面内容:组织管理制度、操作使用管理制度、操作统计制度、帐务系统管理制度、系统维护制度。
第二章 财务电算化组织管理制度
为建立和日常运行相适应组织结构，明确相关人员职责、设备配置及分工，明确人机关系、确保人机协作，制订本制度。
一、财务电算化管理职责
依据现在实际情况和实现电算化需要，财务部需含有以下职责：系统管理、系统维护、数据录入、数据复核、数据管理。
二、岗位职责
财务部岗位和财务电算化职责对应关系以下:
1、系统管理（财务部经理）
（1）参与制订本企业财务电算化发展计划；
（2）依据财务软件特点和本单位业务发展实际情况来建立本单位财务电算化体系和核实方法。会计科目标设置必需符合会计制度和本单位核实管理要求，报表数据格式必需符合财政部门和其它相关部门要求；（3）负责会计电算化系统日常管理工作，并确保和监督系统有效、安全和正常运转，发生故障时应立即查明原因，立即纠正；
（4）协调系统内各类人员之间关系；
（5）负责系统运行环境建立、完善和系统建立中各项初始化工作；（6）负责系统信息资源（包含设备、软件及文档资料等）调用，提出更新软件需求汇报；
（7）负责管理上机人员使用权限。
2、系统维护（企业信息管理员）
（1）定时或不定时地检验硬件和软件运行情况；
（2）负责监督系统安装和调试工作；
（3）按要求程序对实施软件质量性、适应性和正确性进行维护；（4）除实施数据维护外，不许可随意打开系统数据库进行操作，实施数据维护时不准修改数据库结构。
3、数据录入
（1）实施财务部经理和信息管理员对数据录入具体指挥和要求；（2）按要求标准输入手工记帐凭证，以生成机制凭证及帐本；（3）立即、正确地为领导提供所需数据；
（4）严格实施财务电算化管理中相关操作、使用各项要求；（5）发觉问题，立即反应给财务部经理和信息管理员。
（6）依据相关财务要求，立即进行对帐、结帐、结转下年等工作（7）对硬盘上会计数据和作为正式备份软盘上会计数据和作为正式备份软盘上会计数据负责，不许可任何人进行非会计系统许可任何操作； （8）注意保管、查阅计算机操作统计，发觉问题立即向信息管理员汇报并负责操作统计整理、装订及归档。
4、数据复核
（1）对输入计算机凭证负责质量把关，确保录入凭证和手工凭证一致性；
（2）对已录入凭证立即复核，最迟应在次日复核完成；
（3）发觉凭证错误，分析责任原因，通知相关人员进行修改，总帐会计不得私自修改；
（4）复核后凭证要加盖本人印章，并对复核结果负责。
5、数据录入和数据复核职责由成本会计和总帐会计分担，在成本会计分管帐户录入输入，成本会计负担数据录入职责，总帐会计负担数据复核职能，反之仍然。
第三章 财务电算化操作使用管理制度
操作使用管理
为了避免因误操作而造成数据失真和丢失，确保发生故障时能立即发觉、纠正，同时确保财务电算化信息资源正确性、完整性和连续性，现就操作使用制订以下要求：
１、财务部经理、信息管理员、会计和其它财务部相关人员有权上机操作本系统。
2、上机操作人员必需使用其真实姓名，操作密码注意保密，操作人员要定时修改自己口令，不然，出现问题，操作人员和信息管理员有不可推卸责任；
3、上机人员必需根据各自权限进行操作，不得越权，为预防这类情况发生，上机人员操作完成后，必需退出系统；
4、应立即作好各自备份工作，以预防意外事故发生；
5、不能使用来历不明软盘和进行多种非法拷贝工作，以防病毒传入； 6、未经财务部经理和信息管理员同意，不能实施格式化和删除等命令； 7、严禁在微机内安装或运行游戏软件；
8、上机操作注意事项参见附录。
第四章 财务电算化操作统计制度
为愈加好地完成系统维护任务，立即、全方面、正确地了解故障发生原因、地点、时间和处理方法和处理结果等情况，为此要求以下：
一、操作过程中若有问题则应立即登记统计，并向信息管理员汇报。
二、信息管理员在维护过程中发觉异常现象和处理方法，处理结果全部应有明确统计。对于严重或重大运行故障，除按要求登记外还须填写运行故障汇报单，并向总经理汇报。
第五章 帐务系统管理制度
本制度包含操作管理、帐务处理程序、业务标准等内容。 一、操作管理制度
１、日常业务管理
①必需以自己真实姓名进入帐务系统，工作完成后要立即退出系统，以免她人利用系统进行其它操作；
②不得将口令泄露给她人，并定时修改自己口令；
③原始凭证审核：数据录入人员在收到原始凭证后，应首先依据企业相关财务制度要求审查其真实性和正当性，确定无误后，录入系统
财务部经理应立即、认真地审核凭证规范性、清楚性，④记帐凭证审核
：会计分录和数据正确性、正当性。如无误后再检验凭证科目标平衡关系，审核制单人是否盖章。要将审核后凭证立即交会计复核；
⑤凭证录入管理：会计录入凭证时应简练、完整地录入摘要，摘要要反应实际业务情况；
⑦立即进行目录（包含单位、部门、个人及支票）维护；
⑧复核后记帐凭证必需打印输出，和原始凭证一起装订存档。
２、年度结转
会计应依据《年初帐务工作步骤图》在新会计年度开始后２０天内完成年初结转，依据企业现行财务制度，利用目前在用系统规则，正确地设置、调整全部级次会计科目，年初余额在当年记帐以前能够修改，当年记帐以后如有调整，只能经过记帐凭证进行，会计年度中间能够增删会计科目，但对于已制单或记帐会计科目不得修改或删除，以上操作必需进行书面登记。
３、其它
①任何登记入帐经济业务全部必需填制记帐凭证，摘要应简明规范。在
计算机填制记帐凭证编号应该连续，编号出现间断时，应中止号后第一张凭证上注明间断编号，并在打印输出该张凭证上注明间断原因并签字盖章。
②数据复核必需在屏幕上直接对计算机存放记帐凭证进行复核签字，同时要对打印输出记帐凭证或代用凭证签字盖章。同一张记帐凭证，制单和复核不能是同一人，记帐凭证在记帐前，必需打印输出《科目汇总表》，没被汇总记帐凭证不得登记入帐。
③出纳人员可依据需要设辅助帐。
④信息管理员依据计算机使用和人员分工情况和工作需要确定每个月记帐期限，每个月最少记帐一次，每个月月末以前应将当月全部收支及转帐业务全部登记入帐。
⑤每个月电算化财务信息全部全部必需进行数据备份，备份是经过对硬盘上会计数据建立软盘副原来实现信息存放。备份前应填写《备份数据登记簿》，每个月备份不得少于一次，此项工作由会计实施。数据备份实施双备份，备份软盘应分别存入在两个地点，一份交会计，一份密封后交秘书存档。
⑥ 每十二个月定时对备份数据整理，刻录到光盘上存档保留。
二、严格遵照帐务处理程序
１、日常帐务处理程序见附录１《帐务系统工作步骤图》
２、年初帐务处理程序见附录２《年初帐务工作步骤图》
三、相关帐簿打印
１、总帐及现金和银行存款帐均可采取计算机打印输出活页帐装订。出纳人员天天必需将当日发生现金收支数据以《库存日报表》形式打印输出，并在表上签字或盖章后交财务部经理，作为归档正式资料。
２、必需将储存在计算机内帐簿打印输出为书面帐簿，打印明细帐进，依据各明细帐业务量满页打印，但每十二个月年末必需将全部明细帐簿打印输出，总帐数据必需每个月打印。
３、各业务经办人员负责其分管明细帐及总帐打印。会计年度终了时，按档案交接制度立即交会计保留。
４、作为正式帐簿不能有“查询“字样，不然为非正式帐簿。
５、多种辅助帐打印可视管理上需要随时打印。
第六章 系统维护制度
为确保系统硬件设备在发生故障时能够立即修复,为增强系统软件功效,提升软件对新环境适应性而进行修改和扩充,制订本制度。
1、系统维护由企业统一进行,会计不许可修改程序,不许可对数据库进行直接操作;信息管理员不许可进行和系统维护、测试无关数据操作。
2、软件维护工作应在财务经理参与和控制下进行,需经实施董事审批方可进行。
3、维护工作应在不能影响系统正常运行前提下进行,为了确保维护修更正确性,消除因修改给工作带来不连续性,应对修改工作持谨慎态度,修改后应进行严格测试方可正常运行。
4、做好日常维护统计,包含维护目标,内容及犯错原因等,为以后操作提供宝贵经验。
附录１ 帐务系统工作步骤图
、、、、、、、、、
错误
复核记账凭证
正确
、、、、、、
、、
、、、、、
非月末
月末
、、、、
错误
复核通用转帐
正确
、、
、、、、、
、、、、
、、
、、、、
附录２ 年初帐务工作步骤图
上年度各项工作完成
设置帐簿
修改记账凭证类别、结算方式
在设置会计科目中调整会计科目
年初结转
录入科目余额、调整科目余额
调整部门目录 | 调整往来目录 | 调整项目目录 | 调整银行未达 |
调整部门期初 | 调整往来期初 | 调整项目期初 |
日常帐务
附录３ 业务标准
一、备用金
１、按要求要求填制凭证；
２、立即进行目录维护，严格控制分户；
３、定时按部门、经办人、金额等打印欠款金额表；４、按借款不超出30天为限立即催交报销；
５、当日业务不拖至次日；
６、属一般帐，统一打印。
二、现金
１、认真查对手工凭证和输入计算机凭证一致性；
２、天天必需结帐，和库存现金查对；
３、严格实施现金管理制度，按库存限额存放；
４、当日业务不拖至次日；
５、每日打印《库存日报表》，一份交财务部经理，一份自己保留，对现金日志帐要求满页打印。
三、支票管理
新购入支票首先按整本、分帐户一次录入，待支票使用时修改日期、１、
限额及用途、使用部门及个人；
２、报帐时立即核销支票；
３、月末按部门、经办人提供未核销支票明细，催交报销；
４、作废支票应随正式支票一起作为凭证附件。
四、银行存款
１、随时录入银行对帐单；
２、依据银行结算单及银行存款标准摘要，审核未记帐银行明细帐； ３、依据计算机产生待核银行帐进行对帐，对帐后打印出余额调整表； ４、对于单位未达帐项要求按部门、经办人等明细打印，送交各部门催办；银行未达帐，立即送开户银行查实；
５、当日业务当日录入。
五、预付帐款、应付帐款
１、按制订标准正确录入；
２、依据往来单位改变立即进行目录维护，每个月整理一次，于每个月２８日前交会计录入；
３、依据管理需要，每个月进行一次帐龄分析；
４、随时和经营部查对应收及预收货款，立即、正确地提供欠款单位及金额，通知相关部门清理债权、债务；
５、定时（每个月一次）对单位往来帐进行查对；
６、常常和对方单位进行帐目查对；
７、必需进行参考录入，严格控制往来帐户分户；
８、要对每个月发生汇款、汇票等支出进行统计，于次月５日前交财务部经理；
９、属一般帐，统一打印。
六、费用
１、按相关要求正确地录入凭证；
２、立即进行部门目录维护，每个月整理一次，并于每个月２８日前交
数据录入员；
３、依据管理需要，立即进行费用预算分析，按部门、分项目列出节省和超支数额；
４、结合所用电子报表，填好费用分配表，反馈到相关部门；
５、属一般帐，统一打印。
七、固定资产
１、立即和固定资产明细帐进行查对；
２、定时和设备处相关人员查对固定资产增减情况；３、帐簿打印按一般帐统一打印。
八、在建工程
１、按资金起源及用途立即进行查对；
２、经过所用电子报表，建立专题资金管理报表，反应专题资金使用情况；
３、立即进行工程结转；
４、属一般帐，帐簿统一打印。
九、其它总帐科目
１、严格实施新会计制度、新税制，正确设置会计科目；
２、按标准摘要正确录入，能正确反应各科目标业务内容；
３、立即查对总帐和明细帐，做到帐帐相符；
４、正确反应企业应交及已交款数额；
５、随时提供长久、短期借款科目标起源、金额、期限、偿还时间、支付利息情况；
６、按企业投资组成，掌握“长久投资”科目内容及投资收回情况；７、对于一般帐，可统一打印。
附录4 上机操作注意事项
一、开机步骤
１、打开电源开头；
２、打开ＵＰＳ电源开关；
３、打开打印机开关；
４、打开显示器开关；
５、打开主机开关。
二、关机步骤
１、关上主机开关；
2、关上显示器开关；
３、关上打印机开关；
４、关上ＵＰＳ电源开关；
５、关上电源开关。
三、每次关机后再一次开机要间隔一至二分钟。
四、停电后ＵＰＳ不间断电源会发出警告声，要立即将数据存盘，经过ＥＳＣ键退出。
五、使用键盘时要轻击，切记不可重打。